Destek hizmetleri Dairesi Başkanlığı Birimleri
a) İdari İşler Şube Müdürlüğü,
b) Mali İşler Şube Müdürlüğü,
c) Satınalma Hizmetleri Şube Müdürlüğü,
d) Yapı İşleri ve Teknik Hizmetler Şube Müdürlüğü,
e) Sosyal İşler Şube Müdürlüğü,
f) İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi,
g) Koruma ve Güvenlik Birimi,
h) Genel Evrak ve Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü,
i) Afet Yönetim Merkezi,
j) Kurum Tabipliği.
İdari İşler Şube Müdürlüğü
a) Bakanlığın amaç ve hedefleri doğrultusunda, Başkanlığa gelen/giden evrakları düzenli ve sistemli bir şekilde kayıt etmek, saklamak ve evrakların doğru şekilde ve zamanında ilgili şubelere teslim edilmesini sağlamak,
b) Bakanlığın amaç ve hedefleri doğrultusunda mevzuata uygun olarak, Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığının görev alanı çerçevesinde özlük, ayrılış-başlayış, izin, vekâlet, terfi, mal beyanı gibi konularla ilgili faaliyetleri sürdürmek,
c) İdari işler ile ilgili işlem ve konuları inceleyerek sonuca bağlamak, Başkanlığın yazışmalarını mevzuata uygun olarak yürütmek,
d) Bakanlık disiplin yönetmeliği hükümlerine göre şube personeli hakkında, "uyarma" ve "kınama" cezaları vermek, daha üst cezalar verilmesi için öneride bulunmak ve memurun ödüllendirilmesi için teklifte bulunmak,
e) İhale sonucu kiralama veya satınalma yoluyla temin edilen hizmet araçlarının, talimatlara uygun olarak kullanılması, bakım ve emniyetini sağlamak,
f) Bakanlık Personel Taşıma (Servis) iş ve işlemlerini yürütülmek,
g) Bakanlık Hizmet araçlarının sevk ve idaresini yürütmek,
h) Bakanlık merkez kuruluşundaki çalışma yerlerini, çalışma şartlarını, yemekhaneleri ve buralarda çalışanları sağlık yönünden denetlemek,
i) Bakanlığın merkez teşkilatında görev yapan personelin yemek ve yemek servisi hizmetlerinin yürütülmesi için gerekli önlemleri almak, kontrolünü yapmak ve buna ilişkin diğer hizmetleri yürütmek,
j) Yemek Servisi Yönetim ve Denetim Kurulu Başkan ve üyelerinin teşkili için gerekli işlemleri yapmak,
k) Bakanlık mutfak ve yemekhanelerinin idaresi, yemeğin pişirilmesi, yemekhanelere dağıtımı ve personele sunulmasını sağlamak, buna ilişkin tedbirleri almak ve uygulamak,
l) Maliye Bakanlığınca yayımlanan bütçe uygulama talimatları çerçevesinde personelden alınacak yemek katkı miktarını tespit etmek ve onaylarını almak,
m) Tabldot yemek servisi gelirleri ile Bakanlık bütçesine konulan yemek yardımı ödeneğinin kısa vadede ihtiyaç duyulmayan paralarını bankalarda vadeli veya vadesiz hesaplarda değerlendirilmesine karar vermek ve işlemlerini yapmak,
n) Muhasebe memuru tarafından düzenlenen kesin hesap cetvellerini kontrol ederek, mali yılın bitimini takip eden ayın sonuna kadar Daire Başkanının onayına sunmak,
o) Şubesine ait mal ve hizmet alımı yapmak üzere Satın Alma ve Muayene Kabul Komisyonunun asil ve yedek üyelerini tespit ederek Daire Başkanının onayına sunmak,
p) Birim amiri, üye gıda mühendisi/diyetisyen veya tabip ve aşçıbaşı ile birlikte hazırlanan haftalık/aylık yemek listelerinin onaylanarak uygulanmasını sağlamak,
q) Tabldot yemek servisinin ihtiyacı olan gıda maddeleri ile diğer malzemeleri satın almak, ambara koymak ve ambar kaydı ile muhasebe kayıtlarının usulüne uygun tutulmasını sağlamak ve birer aylık periyotlar halinde kontrolünü yapıp tutanağa bağlamak,
r) Mutfaktaki ve diğer kullanım yerlerindeki malzeme ve makinelerin bakım ve temizliğini yaptırmak ve usulüne uygun çalıştırılmasını sağlamak,
s) Mutfakta görevli personelin göreve başlamadan önce hijyen eğitimine tabi tutulduğuna dair belgeye sahip olduğunun kontrolünü yapmak,
t) Devlet Memurları Yiyecek Yardımı Yönetmeliği ile Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı Yemek Servisi ve Yiyecek Yardımı Yönergesi hükümlerini yerine getirmek,
u) Mutfakta görevli aşçılar arasından bir aşçıbaşı görevlendirilmesi için Daire Başkanına teklifte bulunmak,
v) Kendi şubesindeki kontrol sisteminin etkin bir şekilde işlemesini sağlayacak tedbirleri almak ve stratejik planlamayla ilgili iş ve işlemleri yapmak,
w) Başkan tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Mali İşler Şube Müdürlüğü
a) Dairesi Başkanlığı birimlerinin ihtiyaçlarını temin etmek için her yıl belirlenen limitler doğrultusunda, avans kredi mutemedi görevlendirmek, posta pulu, malzeme vb. ihtiyaçları temin etmek, bu işlemlere ilişkin avans ve kredi açmak, mahsup etmek ve kapatmak,
b) Dairesi Başkanlığınca ödenmesi gereken haberleşme araçlarının (mobil, GSM cep, harici telefonlar, kablolu TV, vb.) kullanımları sonucu tahakkuk eden faturaları tasnif etmek, imza ve tasdik işlemlerini tamamlayarak ödenmesi ile ilgili işlemleri yürütmek,
c) Dairesi Başkanlığı ile Liman Başkanlıkları ve Bölge Müdürlüklerinin bütçesini hazırlamak, bütçenin uygulanmasını takip etmek ve mali işlerle ilgili hizmetleri yürütmek, bütçe ve mali konuları ile ilgili iş ve işlemleri Strateji Geliştirme Başkanlığı ile koordineli yürütmek,
d) Bütçenin kabulü ve yayımlanmasından sonra tertipler ve Ayrıntılı Harcama Programı bazında gerekli planlamayı yapmak,
e) Dairesi Başkanlığı bütçe ödeneklerin gönderme ve tenkis işlemlerini yapmak,
f) Taşra Teşkilatının (Bölge Müdürlükleri ve Liman Başkanlıkları) ödenek taleplerini değerlendirmek, takip etmek, kontrolünü sağlamak ve bunlara ilişkin gerekli kayıtları tutarak yazışmalarını yapmak, ödenek taleplerinin karşılanmasına ilişkin diğer hizmetleri yürütmek,
g) Maliye ve Hazine Bakanlığınca ödeneklerin serbest bırakılması ilkeleri ve tasarruf genelgeleri çerçevesinde, ödenek temini konusunda Strateji Geliştirme Başkanlığı ile koordineli çalışmak,
h) Bakanlık merkez birimlerinin ortak kullanımında olan doğal gaz, elektrik, içme ve kullanma suyu, giderlerinin ödemelerini yapmak,
i) Ulaştırma Bölge Müdürlükleri ile Liman Başkanlıklarının ihtiyacına istinaden, satın alınan araç, gereç, malzeme veya hizmetlere ile yapım, bakım ve onarım işlerine ilişkin tahakkuk, verili emri, avans, kredi ve mahsup işlemlerini gerektiğinde mali yılı bütçe kanunu ile Bölge Müdürlükleri ve Liman Başkanlıklarına tahsis edilen ödeneklerinden de harcama yapmak sureti ile yürütmek,
j) Tedarik ve Satın Alma Hizmetleri Birimince alımı yapılan mal ve hizmetlerin tahakkuka bağlanarak tüm evrakları, sınıflandırma kodlarına göre hem bilgisayar hem de defter üzerinden kayıtlarını tutmak,
k) Ödeme yapılan gerçek ve tüzel kişiler adına tahakkuk etmiş kamu zararının, ödeme emirlerinden mahsup edilerek, tahsil ve takip işlemlerini yürütmek,
l) Mali mevzuatta yapılan yenilik ve değişiklikler konusunda Dairesi Başkanlığı birimlerini bilgilendirmek,
m) Dairesi Başkanlığı birimlerinin talepleri doğrultusunda, satın alınan araç, gereç, malzeme veya hizmetler ile temsil ve tanıtma faaliyetlerine ilişkin, ödeme emri, tahakkuk ve verili emri, avans, kredi ve mahsup işlemlerini yürütür ve bunlara ilişkin belgelerin tanzim ederek tasdikini müteakip Merkez Saymanlık Müdürlüğü ile gerektiğinde Strateji Geliştirme Başkanlığına göndermek,
n) Mali yıl içerisinde ortaya çıkan yeni hizmet ve ihtiyaçların gerektirdiği ek ödenek ihtiyacını tespit etmek, bu ihtiyaçların karşılanması için ilgili birimlerle koordineli olarak gerekli girişimlerde bulunmak, Mali yılı bütçe kanunu ile tahsis edilen ödenek miktarının yeterli olmaması durumunda Döner Sermaye İşletme Dairesi Başkanlığından harcama yetkisi alarak Dairesi Başkanlığı Merkez Teşkilatı, Bölge müdürlükleri ve Liman Başkanlıklarının ihtiyacını karşılamak,
o) Maliye ve Hazine Bakanlığı’nın direktifleri doğrultusunda Dairesi Başkanlığı ile Liman Başkanlıkları ve Bölge Müdürlüklerinin bir önceki mali yıl Bütçesi Kesin Hesabını çıkarmak,
p) Strateji Geliştirme Başkanlığının talebi doğrultusunda, Dairesi Başkanlığının bir önceki yıl, Bütçe Giderleri Kesin Hesap Cetveli Açıklamasını düzenlemek, Daire Başkanlığı, Bölge Müdürlükleri ve liman Başkanlıklarının günlük, aylık-yıllık faaliyet ve brifing raporlarının hazırlanmasının koordinasyonunu yapmak,
q) Personelin tüm istihkak ve maaş ödeme evrakları ile yurt içi/yurtdışı görev yolluğu evraklarını tanzim ederek Merkez Saymanlık Müdürlüğüne göndererek ödeme yapılmasını sağlamak, kadrolu personel maaşı üzerine üçüncü şahıslarca konulan haciz iş ve işlemlerini takip etmek.
r) Geçici ve/veya sürekli görevlendirilmeleri durumunda düzenleyecekleri görev yolluklarının kontrolünü yapmak ve ödeme emirlerini tanzim etmek, Daire Başkanlığında staj yapacak stajyer öğrencilerin maaş ödemelerini yapmak, diğer birimler ile koordineli iş ve işlemlerini yürütmek,
s) Daire Başkanlığının çalışmalarını Bakanlık vizyonuna, stratejik amaç ve hedeflerine uygunluk açısından takip etmek, gerekli düzeltici önleyici faaliyetleri yürütmek, Daire Başkanlığının vizyon, misyon, stratejik amaç ve hedeflerini belirlemek, uygulamayı izlemek, bilgilendirme ve eğitim çalışmalarını koordine etmek,
t) Bakanlık stratejik plan hazırlık çalışmalarına katılmak, stratejik yönetim süreci uygulamalarını Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığı ile koordinasyon içinde yürütmek, takip etmek, sonuçları raporlamak ve sunmak,
u) Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı çalışmalarını koordine etmek ve yürütmek,
v) Daire Başkanlığının yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek, yorumlamak,
w) Üçüncü kişiler hakkında açılan icra iş ve işlemlerinin takibini ve yazışmalarını yürütmek,
x) Kabul işlemleri tamamlanmış olan malzemelerin Taşınır İşlem Fişlerinin düzenlenerek malzemeler garantili ise garanti süresi içerisindeki hizmetlerin yüklenici tarafından verilmesini ilgili birimlerce koordineli olarak yürütmek,
y) 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 44’üncü maddesine göre harcama yetkilileri; taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır yönetim hesabının ilgili mercilere gönderilmesi sorumluluğunu taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.
z) Taşınır kayıt yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir.
aa) Başkanlık görev alanına giren CİMER başvurularını incelemek ve yazışmalarını yürütmek,
bb) Başkan tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Satınalma Hizmetleri Şube Müdürlüğü
a) Başkanlık birimlerinin ihtiyacı olan malzeme ve hizmet alımlarını, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun ve 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun ilgili maddeleri çerçevesinde yapmak,
b) Satın alma hizmetlerinin yürütülmesinde 4734 sayılı Kanun, 4735 sayılı Kanun ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğine göre ihale dokümanının kabul işlemlerini ilgili birimlerce koordine etmek,
c) Satın alma onaylarında belirtilen ihtiyacın teminine ilişkin gerekli ilanları yapmak ve gelecek teklifleri değerlendirmek üzere satın alma komisyonlarını oluşturmak,
d) İlan neticesi verilen teklifleri oluşturulmuş komisyon marifeti ile değerlendirerek, değerlendirme sonucunda gerekli işlemleri yapmak,
e) İşin ihale edilmesi durumunda komisyon kararını düzenleyerek harcama yetkilisinin onayına sunmak, onaylanmasını müteakip bütçe kalemi ve ihale limitleri göz önünde bulundurularak gerekli işlemleri yapmak,
f) Yüklenici firma ile sözleşme akdi düzenleyerek tescil işlemlerini tamamlamak ve malın teslim ve tesellüm işlemlerini takip etmek,
g) Satın alınacak mal veya hizmetin idareye teslim edilmesi için firmaya yazılı veya sözlü talimat vermek,
h) İdareye, faturası ile birlikte teslim edilen mal veya hizmeti, Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliğine göre muayene komisyonuna sevk etmek,
i) Bakanlık hizmetlerinin yürütülmesinde bölünemeyen ve genelini ilgilendiren Mal/Hizmet/Danışmanlık ihtiyaçlarını 4734 sayılı Kanunun ve 4735 sayılı Kanunun ilgili maddeleri çerçevesinde temin etmek,
j) Ödeme evrakları tamamlanan dosyaları Bütçe ve Tahakkuk Hizmetleri Birimine göndermek,
k) Başkan tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Yapı İşleri ve Teknik Hizmetler Şube Müdürlüğü
a) Bakanlık merkez teşkilatı hizmet binaları, lojmanlar, eğitim ve sosyal tesislerin her türlü tadilat ve onarımını yaptırmak,
b) Yaptırılacak olan işlerin esasını teşkil edecek keşif özetlerini hazırlamak ve ödeneğinin teminine dair işlemleri koordine etmek,
c) Yapım ve onarım işleri ihaleleri ile ilgili teknik şartnameyi hazırlamak ve teknik konularda Satınalma Şube Müdürlüğüne personel vb. konularda destek vermek,
d) İhalenin tamamlanmasını müteakip sözleşme ve yer teslimini yapmak,
e) Bakanlık kullanımındaki bina ve tesislerden ihalesi Daire Başkanlığınca yapılan yapım ve onarım işlerinin denetim hizmetlerini sağlamak, yüklenici firmaların hak edişlerini tanzim etmek, geçici ve kesin kabulüne ait çalışmaları yapmak, yapım ya da onarım işinin bitirilmesini müteakip ilgili birimlere teslim etmek,
f) Bakanlık merkez ve taşra teşkilatına ait yapım ve onarım işlerine ait teknik eleman taleplerini imkânlar dâhilinde karşılamak, yapım ve onarım işlerinin denetim işlerini yürütmek, hak edişlerin hazırlanmasını koordine etmek ve ödenmesine dair işlemleri yapmak,
g) Yapım ve onarım işlerinin geçici ve kesin kabul işlemlerinin yapılmasını takip etmek,
h) Bakanlığımız ısınma hizmetlerinde kullanılmakta olan yakıtların yıllık tüketim miktarlarını tespit ve kullanımdan doğan giderlerin ödenmesini koordine etmek,
i) Tasarruf Tedbirleri Genelgesi çerçevesinde, Bakanlığımız bünyesinde ve bağlı kuruluşlarında alınabilecek tasarruf (elektrik, su, doğal gaz, akaryakıt, vb.) önlemlerinin belirlenerek bunlara ilişkin gerekli tasarrufun sağlanmasının teminini diğer merkez teşkilatı birimleri ile birlikte takip etmek ve bunlara ilişkin dokümanları müştereken hazırlayarak Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığına sunmak,
j) Bakanlığa bağış, tahsis ya da gayrimenkul takası olarak alınması düşünülen bina ve arsalara ilişkin gerekli teknik incelemeleri yapmak,
k) Bakanlık merkez ve taşra teşkilatı birimlerinin kullanımındaki taşınmaz malların envanter kayıtlarını tutmak ve konsolide edilen icmal cetvellerinin Strateji Geliştirme Başkanlığınca sistem üzerinden alınmasını sağlamak,
l) İhtiyaç duyulan bina ve arsaların, Bakanlık hizmetlerinde kullanılmak üzere ilgili kamu kurum ve kuruluşlarından tahsis, irtifak hakkı tesisi, kamulaştırma vb. yoluyla taşınmaz teminine yönelik çalışmalar yapmak, varsa imar sorunlarının (ifraz, tevhit veya yola terk) çözümüne yönelik çalışmalar yapmak,
m) Bakanlığımız yatırım programına alınacak ve/veya alınmış projeler ile ilgili teknik değerlendirmesiyle ilgili birimler ile koordineli olarak yapmak,
n) Bakanlığımız yatırım programında yer alan projelerin ihtiyaç ve fonksiyonel yönden uygunluğunu sağlamak,
o) Yatırım programına alınan inşaatlara ait tip projeleri ihtiyaç sahibi birimlerle birlikte belirlemek, ilgili birimler ile ilgili koordine sağlamak, projesi mevcut olmayan inşaat işleri için proje hazırlatmak, temin etmek,
p) Bakanlığımız yatırım projelerinin, inşaatların teknik olarak fiziki ve nakdi gerçekleşme durumlarını izlemek, proje maliyet artışlarının teknik olarak detaylı gerekçeye dayandırmak,
q) Bakanlık merkez birimlerinde kullanılan ve onarım ihtiyacı doğan cihaz, makine ve teçhizatın veya gerekli parçalarının değiştirilmesi ve satın alınması amacıyla teknik personelce keşif raporlarının hazırlanmasını sağlamak, malzemenin teminine dair işlemlerin yapılmasını koordine etmek,
r) Bakanlık merkez teşkilatı birimlerine ait her türlü elektrik, kalorifer ve sıhhi tesisat arızalarının giderilmesi ve bakımlarına ilişkin işlemleri yapmak,
s) Bakanlık merkez birimlerinin her türlü boya, badana, tadilat, tefrişat ve marangozluk hizmetlerini yürütmek, yapılması gereken bakım ve onarımları yapmak,
t) Bakanlık merkez teşkilatı hizmet binalarındaki makine ve teçhizatın aylık yıllık bakımlarını yapmak, arızalara müdahale etmek, yetkili firmalarla bakım sözleşmesi yapmak suretiyle bakım ve onarımlarının yapılmasını sağlamak,
u) Daire Başkanlığınca yapılan onarım ihalelerinde kontrol teşkilatına yardımcı olmak, geçici ve kesin kabulü arasında geçen süre içerisinde yapılan imalatların çalışması hakkında kontrol teşkilatını bilgilendirmek, yapım veya onarım işinin bitirilmesine müteakip onarımı yapılan işleri teslim almak,
v) Bakanlık merkez teşkilatı birimlerinde kullanılan her türlü mekanik elektrik veya elektronik makine ve cihazların (telefon, asansör, klima, kazan dairesinin vb.) onarım ve bakımlarına ilişkin ilk müdahaleyi yapmak, periyodik bakımlarının yapılmasını takip ve kontrol etmek, onarılması veya yenilenmesi hususunda keşif raporları hazırlanmasını talep etmek, iş bitiminde işin tamamlandığına dair muayene ifa raporlarını düzenlemek veya sonuçlandırmak,
w) 696 ve 703 sayılı KHK ile kadroya geçen Sürekli İşçilerin sevk idareleri, özlük hakları ve tüm istihkak ile maaş ödemelerini yapmak.
x) Başkan tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
Sosyal İşler Şube Müdürlüğü
a) Bakanlığa ait kamu konutlarının, Bakanlık personeline ilgili mevzuatta belirtilen kriterlere göre sıra, görev ve hizmet tahsis esasları kapsamında tahsisini yapmak ve tahsis edilen personelden kira bedellerinin kesilmesine dair işlemlerin takibini yapmak,
b) Belirlenen esaslara göre tahsis edilmiş konutların (oturma süresi sonunda, ölüm, emeklilik, görevden ayrılma vb.) tahliyesine dair işlemleri yapmak,
c) Kamu Konutları Yönetmeliğine göre her yıl Ocak ayı içinde konut talep eden personel için gerekli değerlendirme yapılarak toplam puana göre görev ve sıra tahsis cetveli oluşturmak,
d) Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından her yıl yeniden belirlenen kira artışına göre mevcut lojmanların kiralarını güncellemek,
e) Kiralama yapılan konutlara ilişkin kiralama ve ödeme işlemlerinin takip etmek,
f) Diğer kurumlarla takas edilen konutlara ilişkin protokolleri yapmak, bu suretle edinilen konutların tahsis ve tahliye işlemlerini takip etmek,
g) Konutların bakım ve onarımlarını yaptırmak,
h) Bakanlığa bağlı olan dinlenme tesislerinin sevk ve idaresi, kurulması, kontrolü ve yönetilmesine dair işlemleri yapmak,
i) Bakanlık merkez teşkilatı personeli arasında birlik ve beraberliği güçlendirecek, iş birliği ve motivasyonu yükseltecek spor, kültür, sanat faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli iş ve işlemleri takip etmek, bunlara ilişkin kayıt ve dokümanları muhafaza etmek,
j) Bakanlığımız Etik Komisyonuna gelen şikâyetlerin takibini ve yazışmalarını Etik Kurulu Komisyonu adına yapmak,
k) Bakanlığımız personeli ile bankalar arasında yapılacak olan Promosyon ihale işlemlerini yürütmek ve takibini sağlamak,
l) Bakanlık temizlik, veri hazırlama ve yemekhane hizmetlerinin hizmet alımı suretiyle ile özel firma tarafından yürütülmesini sağlamak, hizmet esnasında doğabilecek aksaklıkları gidermek, ilgili firma ile koordineyi sağlamak, sözleşme ve şartnamelerde tanımlanan ve idare tarafından yerine getirilmesi gereken diğer işleri yapmak, hizmet alım personelinin özlük işlemlerini takip etmek,
m) Bakanlığımız merkez teşkilatına hizmet veren kafeterya, kuaför, berber, kuru temizleme, PTT Şubesi vb. yerlerin işletilmesini koordine etmek, Hazine ve Maliye Bakanlığı ile ilgili işlemlerini yürütmek,
n) Bakanlık birimlerinin ve ilgili diğer kurum ve kuruluşlarının afiş, broşürlerini Bakanlık tanıtım yerlerine asılmasını sağlamak, stant açmalarını koordine etmek,
o) Başkan tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
Genel Evrak ve Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü
a) Bakanlığa gelen ve işlem görmesi gereken evrakı usulüne uygun bir şekilde elektronik ortama kaydetmek, ilgili birimlere dağıtımını sağlamak,
b) Bakanlıktan çıkan evrakların gerek elektronik ortamda gerekse fiziki olarak kaydedilerek gönderilmesi ile bakanlık teşkilatının gönderilerinin koordineli transferini sağlamak,
c) Önemine binaen Makama arz edilmesi gereken önemli evrakı Makama arz etmek, muhtevalarına göre ilgili birime teslimini sağlamak,
d) Bakanlık adına gelen paket, koli ve zimmetli evrakı posta veya kargo servislerinden teslim alarak ilgili yerlere iletmek,
e) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri ile arşiv mevzuatı çerçevesinde, Bakanlık birimlerinin birim arşivi oluşturulmaları yönünde gerekli koordinasyonu sağlamak ve ihtiyaç duyacakları her türlü teknik ve idari bilgilendirmeleri yapmak,
f) Merkez ve taşra teşkilatlarında birim arşiv mekânlarının bulunup bulunmadığı ve bu mekânların mevzuatta belirtilen koşulları taşıyıp taşımadığının kontrollerinin yapılması,
g) Arşiv sorumlularının ve yeterli sayıda yardımcı arşiv elemanının görevlendirilip görevlendirilmediğinin kontrolünün yapılması,
h) Bakanlığın merkez ve taşra birimlerinde her yıl bir önceki yıla ait belgelerin düzenli bir şekilde birim arşivlerine devrinin yapılıp yapılmadığının kontrollerini yapmak,
i) Birim arşivlerinde bulunan malzemenin koruma koşullarının taşıyıp taşımadığının kontrolünü yapmak,
j) Taşra teşkilatında birim arşivlerinde bulunan evraklardan ön görülen bekleme süresi dolan evrakların ayıklama ve imha işlemine tabi tutulup tutulmadığının kontrolünü yapmak,
k) Ayıklama ve imha işlemleri sonucu imhasına karar verilen evrakın idari prosedürü tamamlamak suretiyle imhasına, Komisyonlarca Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesine karar verilen evrakların devrinin gerçekleştirilip gerçekleşmediğinin kontrolünü yapmak,
l) Daire Başkanlığı arşiv hizmetlerini yürütmek,
m) Kurum ve Daire Başkanlığı birim arşivinde bulunan malzemenin korunması ve saklanmasına dair gerekli önlemleri almak ve alınmasını takip etmek,
n) Arşivdeki malzemenin ön görülen süre içerisinde birim arşivlerinde saklanmasını ve birim arşivlerinde ön görülen bekleme süresi dolan evrakların asli düzenleri içerisinde kurum arşivine devrini sağlamak,
o) Kurum arşivine devredilmiş evraklardan ön görülen bekleme süresi dolan evrakların ayıklama ve imha işlemlerine tabi tutulması için gerekli komisyonların oluşmasını koordine etmek,
p) Ayıklama ve imha işlemleri sonucu imhasına karar verilen evrakın idari prosedürü tamamlamak suretiyle imhasına, Komisyonlarca Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesine karar verilen evrakların devrine dair işlemleri yapmak,
q) Araştırmaya açık arşiv malzemelerini, ilgili şahısların talepleri halinde yararlanmalarını sağlamak,
r) Başkan tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi
a) 6331 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat ile iş sağlığı ve güvenliği konusunda verilen görevlerin yürütülmesini sağlamak,
b) İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulunun sekretaryasını yapmak.
c) İş sağlığı ve güvenliği mevzuatından kaynaklanan yıllık çalışma plan ve programlarını hazırlamak, çalışma yönergesini hazırlamak,
d) İlgili yönetmelik hükümlerine uygun olarak çalışanların iş sağlığı ve güvenliği eğitim programlarını hazırlamak ve yürütmek,
e) Merkez ve taşra teşkilatında yürütülen iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinin takip etmek, koordinasyonu sağlamak,
f) İş yerinde meydana gelebilecek iş kazaları ve meslek hastalıkları ile ilgili risk değerlendirmesi yapmak, yaptırmak, önleyici tedbirlerin alınmasını sağlamak, faaliyet planlarını hazırlamak, ilgili birimleri bilgilendirmek ve uygulamaların takibini yapmak,
g) İş sağlığı ve güvenliği yönünden yapılması gereken periyodik bakım, kontrol ve ölçüm uygulamalarının takibinin yapılmasını sağlamak,
h) Çalışanların yapacakları işe uygun olduğunu belirten işe giriş ve periyodik sağlık muayenesi ile gerekli tetkiklerin sonuçlarını ilgili mevzuata uygun olarak düzenlemek ve işyerinde muhafaza emek,
i) Bakanlıkça belirlenecek iş sağlığı ve güvenliğini ilgilendiren konularla ilgili bilgileri; İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi (İBYS) ve iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinin elektronik ortamda takip (İSG-KATİP) sistemi üzerinden Genel Müdürlüğe bildirmek,
j) Bakanlığın sıfır atık yönetimi ile ilgili iş ve işlemleri yapmak,
k) Şubedeki iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde işlemesini sağlayacak tedbirlerin alınmasını ve stratejik planlamayla ilgili iş ve işlemleri yapmak,
l) Şubenin ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin teknik şartnamelerini hazırlamak veya hazırlatmak ve süresi içerisinde temini için ilgili şubelerle koordinasyonu sağlayarak ihtiyaç talep formunu oluşturmak,
m) Şubenin standart dosya planı dahilinde dosyalama ve arşiv işlemlerini yürütmek,
n) Başkan tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
Koruma ve Güvenlik Birimi
a) Bakanlık merkez hizmet binalarında, koruma ve güvenlik hizmetlerinin etkin ve verimli bir şekilde yürütülebilmesi için, özel güvenlik hizmetlerinin tabi olduğu kanun, yönetmelik ve bu konuda hazırlanan mevzuatın uygulanmasını sağlamak, takip ve kontrolünü yapmak,
b) İlgili yönetmelik esaslarına göre koruma planlarını hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak,
c) Güvenlik görevlilerinin kontrol, sevk ve idaresini sağlamak,
d) Bakanlığımız merkez hizmet binalarında, kapalı devre kamera ile izleme yapılması, kap bariyer sistemlerinin kullanılmasını, dış ve iç kameraların kayıt yapması ve kayıtların saklanmasını, X-ray cihazlarının lisans sürelerinin takip edilmesi ve lisans yenileme ile ilgili işlemleri yapmak,
e) Bakanlık hizmet binalarının 7/24 güvenliğini sağlandığını kontrol etmek,
f) Güvenlik şubesine ait aylık, haftalık, yıllık çalışmaları yürütmek,
g) Personelin özlük hakları için tüm yazışmaları yürütmek,
h) Şube çalışanlarının yıllık izin, mazeret izni ve raporlarını takip etmek,
i) Bakanlığımız ana hizmet binası önünde bulunan gönder direğindeki Türk Bayrağının değişimi, yarıya indirilmesi ve göndere çekilmesi ritüelinin törenle yapılmasını sağlamak.
j) Özel Güvenlik görevlilerini kontrol etmek, sevk ve idaresini sağlamak,
k) Kendi bünyesinde teşkilat oluşturmak sureti ile güvenlik personelinin ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde görev yapmalarını sağlamak, hizmet sözleşmesinde belirtilen şartları uygulamak.
l) Özel Güvenlik görevlilerinin yıllık izin, mazeret izni ve raporlarını takip etmek,
m) Bakanlığımız bünyesinde bulunan binaların korunması için Özel Güvenlik İzin belgelerini almak ve Emniyet ile olan yazışmaları yapmak,
n) Hizmet binalarında bulunan kamera ve turnikelerin düzgün işleyip işlemediğini kontrol etmek, bakımı ve onarımını sağlamak,
o) Bakanlığımız açık ve kapalı otoparklarının düzenini sağlamak,
p) Bakanlık personelinin araçları ile Bakanlık binalarına park edebilmeleri için gerekli olan Araç Giriş Kartlarını hazırlayarak basmak,
q) Şube tarafından yürütülen işlerin fiziki ve elektronik ortamda veri tabanını oluşturmak,
r) Bakanlığımız hizmet binalarında mesai bitiminden sonra oluşabilecek her türlü olaya anında özel güvenlik personeli vasıtasıyla müdahale ettirilerek, silsile yoluyla üst amire bilgi vermek,
s) Şubedeki iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde işlemesini sağlayacak tedbirlerin alınmasını ve stratejik planlamayla ilgili iş ve işlemleri yapmak,
t) Şubenin ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin teknik şartnamelerini hazırlamak veya hazırlatmak ve süresi içerisinde temini için ilgili şubelerle koordinasyonu sağlayarak ihtiyaç talep formunu oluşturmak,
u) Şubenin standart dosya planı dahilinde dosyalama ve arşiv işlemlerini yürütmek,
v) Başkanlık Makamı tarafından verilecek diğer işleri yürütmek.
Afet Yönetim Merkezi
Seferberlik ve savaş halinde devlet otoritesinin devamlılığının sağlanması, başta TSK olmak üzere bakanlık kurum ve kuruluşlar ile planlamaya tabi özel sektör kuruluşların ve halkın ulaştırma ve haberleşme ihtiyaçlarının karşılanması ve planlanması amacıyla; 2941 sayılı Kanun ve Yönetmeliği ile Seferberlik ve Savaş Hali Hazırlıkları Direktifi çerçevesinde;
Olağanüstü hâl, seferberlik ve savaş hali ile gerginlik ve buhran dönemlerinde bakanlığın tüm güç ve kaynaklarının; TSK’nın ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde barış döneminden itibaren hazırlanması, tertiplenmesi ve kullanılmasına ilişkin bütün faaliyetlerin planlanmasını kontrol ve koordine etmek,
Birinci maddede belirtilen amaç doğrultusunda Bakanlığın “Seferberlik ve Savaş Hali Genel Planı’nı hazırlamak,
Genel Plan doğrultusunda bakanlık kuruluşları tarafından hazırlanarak yayımlanması gereken “Ulaştırma Özel Planı” ve “Ulaştırma Tesisleri İşletme Özel Planı” ile kendi konularında ayrı mevzuatı olan planların mevzuatına uygun olarak hazırlanmasını, günceliklerinin korunup, korunmadığını takip etmek,
Bakanlığın Sivil Savunma Planını hazırlamak, ekipleri oluşturmak ve eğitim/tatbikatlarını yaptırmak, bağlı, ilgili ve ilişkili kuruluşlarında sivil savunma planlarını inceleyerek onaylamak, gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak,
a) Bakanlık Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezinin (AADYM) Yönergesini hazırlamak ve sekretarya hizmetini yapmak,
b) Türkiye Afet Müdahale Planı (TAMP) ile ana çözüm ortağı olarak görevlendirilen “Haberleşme”, “Ulaşım Altyapı” ve “Teknik Destek ve İkmal” çalışma gruplarına ait çalışmaları koordine etmek, Ulusal Nakliye Çalışma Grubu Planını hazırlamak,
c) Afet ve acil durum ile sivil savunma hizmetleri için gerekli olan araç, gereç ve malzemelerin tedarik ve teminini ilgili birimlerle koordine ederek planlamak, mevcutların bakım ve korunmalarının takibini yapmak,
d) Başbakanlık Milli Alarm Sistemi Genelgesi esaslarına göre Bakanlığın “Milli Alarm Sistemi Yönergesini hazırlamak, ilgili birimlere ve bakanlık kuruluşlarına “Alarm Tedbirleri İlanında Yapılacak Faaliyet Formlarını hazırlatmak, bu formların gerektirdiği önlemleri aldırtmak, koordinasyonu sağlamak,
e) NATO Sivil Olağanüstü Hal Planlama Komitesi (CEPC) Ulaştırma Grubunu (TG) alt gruplarından Sivil Havacılık Grubu (CA), Dahili Satıh Nakliyatı Grubu (IST) ve Okyanus Nakliyatı Grubu (OS) ile Sivil İletişim Hizmetleri Grubu (CCPG) toplantılarını koordine etmek,
f) “Sivil Ulaştırma Hizmetlerinin Dayanıklılığı” ve “Sivil İletişim Hizmetlerinin Dayanıklılığı” sivil hazırlık planlarının hazırlanması ve gerektiğinde uygulanmasını sağlamak,
g) MGK Genel Sekreterliğince kurulan “Sivil Hazırlık Uygulama Eşgüdüm Kurulu” ile “Hibrit Tehditler Analiz Merkezi’nde Bakanlığımızı temsil etmek,
h) Afet ve acil durum, seferberlik ve sivil savunma hizmetleri için gerekli ödeneği ilgili birimlerle koordine ederek belirlemek ve bütçeye konulmasını sağlamak,
i) Milli ve NATO Tatbikatlarını, koordine etmek ve katılım sağlamak,
j) Bakanlığımız ve kuruluşlarının sahip olduğu veya kontrolünde bulundurduğu ulaştırma ve haberleşme araçlarına, sistemlerine, altyapılarına ait kaynak envanterinin çıkarılmasına yönelik geliştirilen “Kaynak Envanter Bilgi Sistemi (KEBS)”in uygulanmasını, geliştirilmesini ve Milli Savunma Bakanlığı, MGK Genel Sekreterliği, AFAD Başkanlığı ve uygun görülecek diğer bakanlık, kurum ve kuruluşlarla paylaşılmasını sağlamak,
k) Merkezde iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde işlemesini sağlayacak tedbirlerin alınmasını ve stratejik planlamayla ilgili iş ve işlemleri yapmak,
l) Merkezin ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin teknik şartnamelerini hazırlamak veya hazırlatmak ve süresi içerisinde temini için ilgili şubelerle koordinasyonu sağlayarak ihtiyaç talep formunu oluşturmak,
m) Merkezin standart dosya planı dahilinde dosyalama ve arşiv işlemlerini yürütmek,
n) Başkan tarafından verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak.
Kurum Tabipliği
a) Bakanlık personeline yönelik koruyucu sağlık hizmetlerini vermek,
b) Poliklinik saatleri içerisinde kendisine müracaat eden personel ile bakmakla yükümlü olduğu kişilerin muayenelerini yapmak, tedavisi için gerekli reçeteyi hazırlamak, gerektiğinde istirahat raporu düzenlemek, ihtiyaç duyulduğunda tetkik ve tedavi için hastayı ileri sağlık kurumu ve kuruluşlarının ilgili uzmanlık alanına yönlendirmek,
c) Yapılan işlemleri hasta protokol defterine işlemek,
d) Sağlık Bakanlığı Salgın Çalışma ve Yönetim Rehberi doğrultusunda hazırlanan formları kullanarak süreklilik sağlayacak şekilde salgın hastalıklara, özellikle COVİD-19 kapsamında "Korona virüs (COVİD-19) Hasta Takip Formu" ile ilgili işlemleri takip etmek, raporlamak
e) Tıbbi atıkların kontrolü ve imhası için gereken tedbirleri almak,
f) Tıbbi kayıt ve arşiv sistemini oluşturmak, kayıtların düzenli ve doğru bir şekilde tutulmasını sağlamak ve e-reçete sistemini kullanmak,
g) Başkan tarafından verilen diğer görevleri yapmak.